İletişim Formundan Gelen Müşteri Nasıl Takip Edilir? [Rehber]

İletişim Formundan Gelen Müşteri Nasıl Takip Edilir?

Web sitenize iletişim formu koydunuz. Formlar geliyor ama... sonra ne oluyor? Çoğu KOBİ'de bu formlar e-posta kutusunda kaybolup gidiyor. Bu yazıda, iletişim formundan gelen potansiyel müşterileri sistematik olarak nasıl takip edeceğinizi anlatıyoruz.

Tipik Senaryo: Form Cehennemi

Tanıdık gelecek:

1. Müşteri formu dolduruyor
2. E-posta kutunuza düşüyor
3. O an yoğunsunuz, "sonra bakarım" diyorsunuz
4. 100 e-posta daha geliyor, form kaybolıyor
5. 3 gün sonra hatırlıyorsunuz
6. Müşteri çoktan rakibe gitmiş

Sonuç: Kaçan müşteri, kaybedilen gelir.

Altın Kural: İlk 5 Dakika

Araştırmalar gösteriyor:

• İlk 5 dakikada yanıt veren firmalar, 21 kat daha fazla müşteri kazanıyor
• 30 dakikadan sonra yanıt verme ihtimali %100 düşüyor
• Müşteri o an ihtiyaç içinde, hemen yanıt bekliyor

Etkili Form Takibi İçin 7 Adım

1. Anlık Bildirim Sistemi

Form geldiğinde hemen haberiniz olmalı:

• E-posta bildirimi
• SMS bildirimi
• Mobil uygulama push bildirimi
• WhatsApp bildirimi

İdeal: Birden fazla kanal kullanın ki hiçbirini kaçırmayın.

2. Otomatik İlk Yanıt

Form dolduran kişiye anında otomatik yanıt gönderin:

"Merhaba [İsim], mesajınız için teşekkür ederiz. Ekibimiz en kısa sürede sizinle iletişime geçecektir. Acil durumlar için: 0212 XXX XX XX"

Bu basit mesaj:

• Formun ulaştığını teyit eder
• Profesyonel algı yaratır
• Müşterinin başka aramaya çıkmasını engeller

3. Merkezi Lead Havuzu

Tüm formlar tek bir yerde toplanmalı:

• Web sitesi formu
• WhatsApp mesajları
• E-posta talepleri
• Telefon aramaları

E-posta kutusundan değil, özel bir sistemden takip edin.

4. Lead Durumu Belirleme

Her lead için durum belirleyin:

5. Görev ve Hatırlatıcılar

Her lead için sonraki adımı belirleyin:

• "Yarın saat 14:00'te ara"
• "Pazartesi teklif gönder"
• "3 gün sonra takip et"

Otomatik hatırlatıcılar olmadan bu takip imkansız.

6. İletişim Geçmişi

Her müşteriyle yapılan tüm iletişimi kaydedin:

• Ne konuşuldu?
• Ne istedi?
• Hangi fiyatı söyledik?
• Rakip kimdi?

Böylece bir sonraki görüşmede ezberden başlamazsınız.

7. Performans Takibi

Düzenli olarak ölçün:

• Kaç form geldi?
• Kaçına yanıt verildi?
• Ortalama yanıt süresi ne?
• Kaçı müşteriye dönüştü?
• Dönüşüm oranı nedir?

Form Kalitesini Artırma

Doğru Soruları Sorun

Çok az soru: Kalitesiz lead gelir

Çok fazla soru: Kimse doldurmaz

İdeal form alanları:

• Ad Soyad (zorunlu)
• Telefon (zorunlu)
• E-posta (zorunlu)
• Mesaj (isteğe bağlı ama teşvik edin)
• Nasıl buldunuz? (analiz için faydalı)

Form Yerleşimi

• Her sayfada görünür olsun
• Sayfa sonunda tekrar edin
• Mobilde kolay erişilebilir olsun
• WhatsApp butonu da ekleyin (alternatif kanal)

RapitekGO ile Otomatik Form Takibi

Manuel takip yerine otomatize sistem:

• Anlık bildirim: Form gelir gelmez haberiniz olur
• Otomatik yanıt: Müşteriye anında teyit gider
• Merkezi havuz: Tüm lead'ler tek yerde
• Durum takibi: Pipeline görünümü
• Hatırlatıcılar: Hiçbir takip kaçmaz
• Raporlar: Performansı ölçün

Sonuç

İletişim formu koymak yetmez. Gelen formu sistematik olarak takip etmezseniz, potansiyel müşterileriniz rakibe gider. Doğru sistem ve süreçlerle, formlarınızı müşteriye dönüştürün.

RapitekGO ile form takibini otomatize edin. Hiçbir müşteriyi kaçırmayın.